CRM Systeme

Ihre Kunden wählen über einen Link oder direkt auf Ihrer Website einen freien Termin, so wie beim Friseur oder beim Arzt. Das CRM zeigt nur Zeiten, die wirklich frei sind, legt den Termin beim richtigen Kontakt ab und schickt die Bestätigung. Das Hin und Her per E-Mail entfällt.

Termine aus dem CRM erscheinen in Ihrem gewohnten Kalender am Handy und am Computer, und Termine aus Ihrem Kalender blockieren umgekehrt die Zeit im CRM. Sie pflegen also nur einen Kalender, und doppelte Buchungen sind ausgeschlossen.

Nach der Buchung bekommt der Kunde automatisch eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung, auf Wunsch mit Anfahrt oder Videolink. So werden deutlich weniger Termine vergessen, ohne dass jemand daran denken muss. Text und Zeitpunkt bestimmen Sie selbst.

Sie schreiben E-Mails direkt beim Kontakt, und jede Nachricht landet samt Antworten in seinem Verlauf. Für wiederkehrende Fälle wie Terminbestätigung, Angebot oder Nachfassen gibt es Vorlagen, in die Name, Datum und andere Angaben von selbst eingesetzt werden.

Ein Klick auf die Nummer startet den Anruf über Ihr Handy oder Ihre Telefonanlage. Danach hält das CRM fest, wann und wie lange telefoniert wurde, und Sie ergänzen in ein paar Worten, worum es ging. Bei eingehenden Anrufen kann auf Wunsch gleich der passende Kontakt aufgehen.

Wird ein Termin online vereinbart, erzeugt das CRM den Link für Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet und setzt ihn in Einladung und Erinnerung. Der Kunde klickt zur vereinbarten Zeit einfach darauf.

Direkt nach dem Gespräch halten Sie fest, was besprochen wurde und was als Nächstes passiert, etwa „Angebot bis Freitag schicken“. Daraus wird gleich eine Aufgabe mit Datum. Die Notiz steht im Verlauf des Kontakts, für Sie und für Ihre Kollegen.

Kundendaten, Produkte und Preise sind schon im CRM, deshalb entsteht ein Angebot mit wenigen Klicks als PDF in Ihrem Design. Nimmt der Kunde an, wird daraus mit einem Klick die Rechnung, mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben.

Alle Produkte und Leistungen liegen mit Preis, Steuersatz und Beschreibung an einem Ort. Im Angebot wählen Sie sie aus einer Liste, statt Preise abzutippen. Ändert sich ein Preis, ändern Sie ihn einmal, und alle neuen Angebote rechnen richtig.

Der Kunde unterschreibt Angebot oder Vertrag am Handy, Tablet oder Computer, ganz ohne Drucker und Scanner. Das unterschriebene Dokument landet automatisch beim Kontakt, und der Status springt auf angenommen. Auch eine Unterschrift direkt beim Termin am Tablet ist möglich.

Das CRM rechnet Provisionen nach Ihrem Modell aus, etwa mit Staffeln, Anteilen für Teamleiter oder Boni ab einem bestimmten Umsatz. Jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Zahlen, und die Abrechnung am Monatsende entsteht ohne Excel-Liste.

Für Wartungsverträge, Mitgliedschaften oder monatliche Leistungen legen Sie einmal Betrag und Rhythmus fest. Die Rechnungen entstehen dann zum Stichtag von selbst und gehen per E-Mail hinaus. Endet das Abo, endet auch die Abrechnung.

Das CRM erkennt überfällige Rechnungen und erstellt Zahlungserinnerung und Mahnstufen nach Ihren Fristen, auf Wunsch automatisch. Beim Kontakt sieht jeder sofort, dass noch etwas offen ist, bevor das nächste Angebot hinausgeht.

Rechnungen und Zahlungen lassen sich in dem Format ausgeben, das Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater einliest, etwa für BMD oder DATEV. Das spart das Abtippen und die Rückfragen am Monatsende.

Quittungen und Eingangsrechnungen fotografieren Sie mit dem Handy. Das CRM liest Betrag, Datum und Lieferant aus und ordnet den Beleg dem richtigen Auftrag oder Kunden zu. Die Zettelsammlung im Auto hat damit ein Ende.

Newsletter und Aussendungen verschicken Sie direkt aus dem CRM an genau die Kontakte, die Sie auswählen. Sie sehen, wer geöffnet und geklickt hat, und können gezielt nachfassen. Abmeldungen werden automatisch berücksichtigt.

Sie filtern Ihre Kontakte nach allem, was im CRM steht, etwa „Kunden aus Wien, deren Vertrag in drei Monaten ausläuft“ oder „Interessenten ohne Termin seit einem halben Jahr“. Die Liste speichern Sie und nutzen sie für Aussendungen, Anrufe oder Auswertungen.

Wer auf Ihrer Website ein Formular ausfüllt, landet sofort als neuer Kontakt im CRM, mit seinen Angaben, der Nachricht und der Seite, von der er kam. Der Zuständige bekommt eine Benachrichtigung, und keine Anfrage geht mehr in einem Postfach unter.

Zum Geburtstag, zum Jahrestag des Vertrags oder zu Weihnachten verschickt das CRM automatisch persönliche Grüße per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Oder es erinnert Sie rechtzeitig, damit Sie selbst anrufen. Eine kleine Aufmerksamkeit, die Kunden in Erinnerung bleibt.

Zufriedene Kunden scannen einen QR-Code, zum Beispiel am Ende eines Termins, und tragen Bekannte ein, die Interesse haben könnten. Die Empfehlungen landen als neue Kontakte im CRM, mit Vermerk, von wem sie kommen. So sehen Sie auch, welche Kunden Sie am häufigsten weiterempfehlen.

Nach einem Termin oder Auftrag bekommt der Kunde einen kurzen Fragebogen per Link oder QR-Code. Die Antworten stehen beim Kontakt und fließen in eine Auswertung, damit Sie sehen, was gut ankommt und wo es hakt.

Bei jedem neuen Kontakt hält das CRM fest, woher er kam, etwa über Google, Instagram, eine Empfehlung oder eine Messe. Später sehen Sie, aus welchen Kanälen tatsächlich Aufträge und Umsatz werden, und wissen, wo sich Werbegeld lohnt.

Zu jedem Vertrag stehen Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist und Konditionen im CRM. Rechtzeitig vor dem Ablauf bekommen Sie einen Hinweis, damit Sie verlängern oder ein neues Angebot machen können, bevor sich der Kunde woanders umsieht.

Wiederkehrende Termine wie die jährliche Wartung oder Überprüfung plant das CRM selbst ein und erinnert Kunde und Techniker. Nach dem Einsatz wird festgehalten, was gemacht wurde, auf Wunsch mit Fotos und Unterschrift.

Jede Anfrage und jede Reklamation wird zu einem Ticket mit Nummer, Zuständigem und Status. Nichts geht verloren, und jeder im Team sieht, was offen ist und was schon erledigt wurde. Der Kunde bekommt auf Wunsch automatisch Bescheid, sobald sich etwas tut.

Ihre Kunden melden sich in einem eigenen Bereich an und sehen dort ihre Angebote, Rechnungen, Verträge, Termine und Dokumente. Sie können rund um die Uhr Termine buchen, Anfragen stellen oder Unterlagen hochladen. Das erspart Ihnen viele Anrufe und E-Mails.

Statt Unterlagen als E-Mail-Anhang zu verschicken, teilen Sie sie über einen geschützten Link, auf Wunsch mit Ablaufdatum und Passwort. Sie sehen, ob der Kunde das Dokument geöffnet hat, und alles bleibt beim richtigen Kontakt abgelegt.

Antworten auf häufige Fragen, Abläufe, Preise und Vorlagen stehen an einem Ort, durchsuchbar für das ganze Team. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, und alle geben Kunden dieselbe richtige Auskunft.

Sie bestimmen genau, wer was sehen und ändern darf, zum Beispiel dass Mitarbeiter nur ihre eigenen Kunden sehen oder Umsätze nur für die Geschäftsführung sichtbar sind. Das lässt sich bis auf einzelne Felder festlegen.

Eine Wochenansicht zeigt, wer wann wo eingeplant ist und wer noch Zeit hat. Termine und Einsätze verschieben Sie per Ziehen und Ablegen, und alle Beteiligten sehen die Änderung sofort.

Aufgaben lassen sich Kollegen zuweisen, mit Frist, Priorität und Bezug zum Kunden. Jeder sieht seine eigene Liste, und die Leitung sieht, was erledigt ist und wo etwas liegen bleibt.

Urlaub, Krankenstand und Schulungen werden im CRM eingetragen und auf Wunsch freigegeben. In dieser Zeit lassen sich für die Person keine Termine buchen, und neue Anfragen gehen automatisch an die Vertretung.

Arbeitszeiten werden per Klick am Handy oder am Computer erfasst, auf Wunsch auch je Kunde oder Projekt. Daraus entstehen Stundenlisten für die Lohnverrechnung und genaue Zahlen, wie viel Zeit ein Auftrag wirklich gebraucht hat.

Sie setzen Ziele für das Team und für Einzelne, etwa Termine, Abschlüsse oder Umsatz pro Monat. Ein Fortschrittsbalken und auf Wunsch eine Rangliste zeigen, wo jeder steht. Das macht Erfolge sichtbar und spornt an.

Für Vertriebe mit mehreren Ebenen zeigt das CRM als Baum, wer zu welchem Teamleiter gehört und wer wen ins Team geholt hat. Darauf bauen Rechte, Auswertungen und Provisionen auf.

Auf der Startseite sehen Sie die Zahlen, die für Sie zählen, etwa neue Anfragen, Termine, Angebote, Abschlüsse und Umsatz, als Diagramm und immer aktuell. Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Ansicht bekommen.

Aus den offenen Verkaufschancen und ihrer Wahrscheinlichkeit rechnet das CRM aus, mit welchem Umsatz Sie in den nächsten Wochen und Monaten rechnen können. So planen Sie Einkauf, Personal und Liquidität mit echten Zahlen statt aus dem Bauch.

Jede Kennzahl lässt sich mit dem Vormonat, dem Vorjahr oder einem frei gewählten Zeitraum vergleichen. Sie sehen sofort, ob Sie wachsen, wo es saisonal schwankt und ob eine Maßnahme gewirkt hat.

Jeder Mitarbeiter sieht jederzeit, wie weit er noch von seinem Monatsziel entfernt ist und welche Provision er bisher erreicht hat. Das spart Rückfragen und motiviert, gerade gegen Monatsende.

Jede Auswertung lässt sich als PDF für die Besprechung oder als Excel-Datei zum Weiterrechnen herunterladen. Auf Wunsch kommt ein fertiger Bericht jede Woche oder jeden Monat automatisch per E-Mail.

Die Zahlen lassen sich nach Mitarbeiter, Team, Standort oder Produkt aufteilen. So sehen Sie, wo es gut läuft, wo jemand Unterstützung braucht und welcher Standort welche Kunden bringt.

Sie legen Regeln fest wie „Wenn ein Angebot drei Tage offen ist, dann Erinnerung an den Verkäufer“ oder „Wenn ein Vertrag unterschrieben ist, dann Willkommensmail und Termin für die Einschulung“. Diese Schritte erledigt das CRM dann von selbst.

Neue Anfragen von Website, E-Mail oder Telefon werden nach Ihren Regeln verteilt, etwa nach Region, Thema oder reihum im Team. Der Zuständige bekommt sofort Bescheid, und der Kunde wartet nicht, bis sich jemand angesprochen fühlt.

Nach bestimmten Ereignissen entstehen Aufgaben automatisch, zum Beispiel ein Anruf zwei Tage nach dem Angebot oder ein Feedbackbogen eine Woche nach dem Auftrag. So durchläuft jeder Kunde denselben guten Ablauf.

Aus einer Gesprächsnotiz oder einem langen E-Mail-Verlauf erstellt die KI eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und den nächsten Schritten. Sie wissen in Sekunden, worum es ging, statt alles durchzulesen.

Die KI schlägt Antworten und Nachfassmails passend zum Verlauf des Kunden vor, im Ton Ihres Unternehmens. Sie prüfen, passen an und schicken ab. Gerade bei vielen ähnlichen Anfragen spart das viel Zeit.

Über Schnittstellen tauscht das CRM Daten mit anderen Programmen aus, etwa Bestellungen aus dem Webshop, Zahlungen von der Bank oder Artikel aus Ihrer Warenwirtschaft. Doppeltes Eintippen entfällt, und alle Systeme sind auf demselben Stand.

Zusätzlich zum Passwort braucht es bei der Anmeldung einen Code aus einer App oder per E-Mail. Selbst wenn ein Passwort in falsche Hände gerät, kommt niemand an Ihre Kundendaten.

Das CRM hält fest, wer wann welchen Eintrag angelegt, geändert oder gelöscht hat. Bei Unklarheiten lässt sich jeder Schritt nachvollziehen und ein früherer Stand wiederherstellen.

Fragt ein Kunde, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben, erstellt das CRM die Auskunft mit einem Klick. Genauso lassen sich seine Daten vollständig löschen oder anonymisieren, wenn er das verlangt oder Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Ihr CRM läuft auf Servern in der Europäischen Union, auf Wunsch in Österreich oder Deutschland. Ihre Kundendaten unterliegen damit dem europäischen Datenschutzrecht.

Jeden Tag werden alle Daten automatisch gesichert, und zwar doppelt: in zwei voneinander getrennte, abgesicherte externe Netzwerke. Selbst wenn ein Server oder ein ganzer Standort ausfällt, sind Ihre Daten vollständig vorhanden und lassen sich schnell wiederherstellen.

Zeigen Sie einem Kunden etwas am Bildschirm, blendet ein Knopfdruck sensible Angaben aus, etwa andere Kunden, Umsätze oder Provisionen. So können Sie das CRM im Gespräch offen nutzen, ohne dass jemand sieht, was ihn nichts angeht.

Das CRM passt sich jedem Bildschirm an und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen, ganz ohne App Store. Unterwegs haben Sie alle Kontakte, Termine und Notizen dabei.

Sie fotografieren eine Visitenkarte mit dem Handy, das CRM liest Name, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus und legt den Kontakt an. Ideal nach Messen und Netzwerktreffen.

Ihre Kunden erscheinen auf einer Landkarte, gefiltert etwa nach Status oder Zuständigem. Für Tage im Außendienst plant das CRM die Reihenfolge der Besuche und öffnet die Route in Google Maps.

Das CRM lässt sich in mehreren Sprachen bedienen, etwa auf Deutsch und Englisch, und jeder Mitarbeiter wählt seine eigene. Auch E-Mails und Dokumente an Kunden gibt es auf Wunsch in deren Sprache.

Das CRM trägt Ihr Logo und Ihre Farben, ebenso Angebote, Rechnungen, E-Mails und das Kundenportal. Für Ihre Kunden wirkt alles wie aus einem Guss, und Ihr Team arbeitet in einem System, das sich nach dem eigenen Unternehmen anfühlt.